Of ik binnen anderhalve week een teamdag aan de andere kant van het land met 15 docenten wil begeleiden om de verbinding te versterken tussen de teamleider en haar medewerkers.
De teamleider is nu een paar maanden in dienst en merkt dat ze het lastig vindt om aansluiting te vinden bij haar team. Ze moet haar aandacht verdelen tussen verschillende vestigingen. Haar medewerkers verwijten haar - jaja, de sfeer was al wat grimmig- dat ze te weinig op locatie is en sowieso te weinig zichtbaar.
Ook heeft de teamleider het gevoel dat de medewerkers niet goed weten wat de doelen zijn voor het komende jaar, wie nu precies waarvan is en mompelt ze dat er nog wat gedoe is over een strategische analyse van deze locatie waarbij ze niet betrokken is geweest, maar waarvan ze vermoedt dat het als een zwaard van Damocles boven de hoofden van de teamleden hangt. Of ik hier iets meer kan in 1 dag, en eh.. volgende week, want de dagen stonden al gepland.
Mijn eerste neiging was om in mijn Mega Mindy pakje te schieten en dit varkentje even te gaan wassen. "Ween niet langer, jullie reddende engel is nabij". Ik ben toch eerst maar eens gaan mijmeren met een van mijn geliefde driehoeken in mijn hoofd. Later meer hierover.
De eerste stap die ik zet als coach is het toepassen van hoor en wederhoor.
Ik geloof in de wet van de oneindige perspectieven; zoveel mensen, zoveel meningen.
Slechts 1 docent was uiteindelijk bereid om ook namens het team met mij in gesprek te gaan.
Fijn online (grrr) vanwege de tijdsdruk. Argwaan spatte van het scherm. Maar gelukkig hing ze na een uur enigszins opgelucht op.
Docent/team: We willen dat onze nieuwe teamleider meer zichtbaar is en duidelijk maakt wat onze visie is en waar we naar toe gaan en dat ze aandacht voor ons heeft. En oja, by the way, we zijn wel gewend om zelfsturend te werken. Er wordt wel veel over elkaar gekletst maar dat komt omdat we geen sturing krijgen. We hebben in korte tijd wel vijf teamleiders gehad. We hebben overigens ook het vermoeden dat we binnenkort te horen krijgen dat onze vestiging gaat sluiten vanwege een strategische analyse die slecht is uitgepakt voor ons team. En even over dat coachen; we hebben al twee coaches gehad over onze samenwerking. Die eindeloze gesprekken zijn we zat en ze zijn ook niet goed gegaan. We voelden ons niet veilig. We kregen vooral te horen wat we zelf allemaal anders moesten doen. We willen vooruit, maar we zijn ook moe en murw.
Om een afgestemd programma te maken voor de doelgroep is het van belang om verschillende perspectieven in beeld te krijgen. Maar hoe doe je dit in de wetenschap dat de teamleden in de voorbereiding niet willen praten met een coach omdat ze daar al twee slechte ervaringen mee hebben? Help, dacht ik, dit is remmen en gas geven tegelijk. Ze willen gezien worden in hun pijn, en ze willen 'niet lullen, maar poetsen en dooor'
Welke stappen heb ik gevolgd om tot een afgestemd programma te komen?
Stap 1; managen van de verwachtingen van die dag, Bij de teamleider en bij het team. Het team heeft zich teruggetrokken in de loopgraven en daar zijn ze niet met een vingerknip uit. Dit geeft natuurlijk helemaal niet. Maar het is wel goed dat ze zich realiseren dat ' nieuw gedrag' enig geduld kost om te leren.
Stap 2; keuze maken in 'waar' te beginnen. Ik realiseerde mij dat het niet een kwestie was van het maken van een keuze door mij. Ik besloot het team mede-eigenaar te maken van mijn 'dilemma bovenstroom (structuur, visie, duidelijkheid, taken/rollen) of onderstroom' (cultuur, zo zijn onze manieren, niet zichtbare afspraken) als het gaat over de aanpak van die dag.
Ik had de volgende instrumenten en ingrediënten in mijn rugzak waarmee ik op pad ging die dag:
1. Mezelf; verbinden, verbinden en nog eens verbinden en dat met een sausje van luchtigheid en wat zelfspot bleek de ingang. Eerst was het van groots belang de pijn en de olifant (strategisch analyse) te benoemen. Daarnaast begon ik met 'onschuldigen'. Dit is een term die je in coachland steeds vaker tegenkomt. Je voelt de spanning in een groep zakken wanneer je als coach uitspreekt dat je niet op zoek gaat naar 'daders' of 'slachtoffers', of praat in 'schuldig' of 'onschuldig'. En ik riep dat ik niet met een oplossing ging komen. Ik was er om samen met het team te onderzoeken waar beweging nodig is om vervolgens met elkaar op weg te gaan naar een klimaat waarin elk teamlid weer prettiger samenwerkt.
2. De doelmatigheidspiramide. Ik ben gaan vertellen hoe ik mij als coach normaliter voorbereid en wat in ben tegengekomen in mijn voorbereiding voor deze dag.'Als coach benader ik vraagstukken vanuit teams vaak met het volgende plaatje in mijn hoofd en dat wil ik met jullie delen'. Vervolgens heb ik een van mijn magische driehoeken uit mijn rugzak gehaald. In dit geval de doelmatigheidspiramide. Een zeer eenvoudig en effectief instrument om te onderzoeken op welk laag de oorsprong van het 'probleem' nu precies zit. Ondertussen hangen de docenten aan mijn lippen. Ze gedijen bij de structuur die ik in hun chaos aan gedachten en emoties aanbied.
We gaan ervan uit dat gedoe in de onderlinge samenwerking meestal zijn oorsprong vindt in de bovenliggende lagen. Ik heb het team laten vertellen waar zij zien dat het niet goed in de piramide. Vervolgens heb ik een paar interventies ingezet waarbij ik het team heb laat voelen wat het effect is van verschillende meningen in de groep op de teamdynamiek. Het team heeft hiermee direct kunnen ervaren dat er een subgroep was die door wilde pakken en duidelijkheid wilde krijgen over taken en rollen, en een subgroep die juist een pas op de plaats wilde maken voor wat er de afgelopen jaren allemaal is gebeurd aan ellende. Het eerste gevoel dat ik in aanloop naar deze dag had werd nu ook voor de docenten voelbaar en dat gaf veel inzichten in waarom ze toch maar niet vooruit kwamen.
Daarna heb ik het team geholpen een keuze te maken in de volgorde der dingen. De verschillende acties die nodig waren werden in de tijd weg gezet. Hier en daar liepen de emoties hoog op. En ik heb geleerd dat storingen niet altijd voorrang hebben. Wel even checken en afstemmen uiteraard. In dit geval heb ik de desbetreffende persoon gevraagd of uitgebreid stil staan bij haar heftige emotie goed is voor haar en voor het team op deze dag. Deze docent zag in dat het iets was waar vooral zij last van had en ze besloot dat het goed was de kwestie te agenderen. Het is goed om als coach in te schatten of een emotie echt van de persoon zelf is of dat ze een diepere pijn van het team representeert. (systemische blik, als je wilt kun je hier meer over lezen in diverse blogs op onze site).
Van tevoren had ik voorspeld dat het team toch echt eerst duidelijkheid wilde hebben over bedoeling van de strategische analyse. En dat was de volgende stap. De teamleider ging voor de groep en nam haar positie in. Mijn Mega Mindy pakje kon aan de kapstok blijven hangen en ik ging op de tweede rij zitten. De eerste stap naar beweging is ingezet.
