Stralend stond ze bij de bos bloemen. Op de tafel lagen verder nog een reep chocolade, een muismat en een laptoptas met logo en een kaartje met daarop 2 dansende muizen tussen felgekleurde ballonnen. Welkom aan boord! Was de ondertitel van het LinkedIn bericht, geschreven door de communicatieadviseur van het IT-bedrijf waar ze zojuist was gestart.
Het ritueel van welkom heten flitst bij mij dagelijks in full color voorbij op mijn LinkedIn tijdlijn. En terecht, want welkom heten is een belangrijk ritueel binnen de onboarding van een nieuwe medewerker. Werkgevers zijn zich vaak zeer bewust van het belang van een goede start. En zeker voor de Gen X en Gen Z medewerkers, die met veel groter gemak hun baan opzeggen dan eerdere generaties wanneer deze geen match blijkt met hun waarden, verwachtingen of werk-privé balans.
Maar het systeem waar een nieuwe medewerker deel van wordt, heeft meer nodig dan de bloemen en de chocolade. De eerste zijn verwelkt na het weekend, de tweede is meestal dezelfde avond al soldaat gemaakt. En dan moet de verse aanwas zich gaan verhouden tot de collega’s, het team en de organisatie en met alles wat die organisatie meebrengt.
De vraag is dus: hoe kan je een nieuwe medewerker systemisch zo goed mogelijk onboarden? Hier volgen een drietal thema’s die van belang zijn. Het is raadzaam aan alle drie de thema’s aandacht te schenken, wil je daadwerkelijk een ‘goede’ systemische onboarding doen.
In contact met oorsprong en historie
Vertel over de oorsprong en historie van de organisatie en van het team. Misschien is de oprichter nog wel actief binnen het bedrijf. Dan kan deze mooi een aantal war stories van het eerste uur delen. En iets vertellen over het waarom van de oprichting. Vergeet ook niet de nare en minder succesvolle gebeurtenissen te memoreren, want die horen en ook bij. Op deze manier komt de nieuwe medewerker in contact met de wortels van de organisatie. En is het gemakkelijker om de cultuur die je dagelijks op de werkvloer tegenkomt, te koppelen aan die verhalen van vroeger.
Een welkom voor de achtergrond
Een tweede belangrijk element van onboarding is het daadwerkelijk welkom heten van de nieuwe medewerker en diens achtergrond, voorbij de bos bloemen en de chocolade. Hier gaat het bijvoorbeeld over kennis en kunde, over iemands persoonlijkheid en ook over alles dat voortkomt uit het familiesysteem van de nieuwe medewerker: afkomst, waarden en religie om er een aantal te noemen. Een manier om dit te doen is om in de kennismakingsgesprekken met collega’s meer de diepte in te gaan. Vraag naar hoe en waar de ander is opgegroeid. Vraag naar hoe bepaalde waarden zijn ontstaan. Vraag naar verhalen en naar achtergrond. Door op deze manier met elkaar uit te wisselen wordt de band tussen collega’s meer dan een professionele uitwisseling. De ander voelt zich gezien en welkom met alles wat hij meebrengt de nieuwe organisatie in. Overigens, dit vraagt uiteraard wel een nieuwsgierige en open grondhouding van de bestaande collega’s.
De plek
En als derde is het van belang om de plek vrij te maken die de nieuwe medewerker in gaat nemen. Dat kan met een klein ritueel dat je bijvoorbeeld tijdens een teamvergadering houdt. Dit welkom bestaat uit drie erkennende zinnen, die het team of de teamleider hardop uit kan spreken (bron: Systemisch adviseren, Kaat & de Kroon):
- Welkom. Deze plek is nu voor jou.
- Vóór jou nam iemand anders deze plek in. Het zal even wennen zijn voor ons dat jij deze plek nu inneemt.
- Deze plek kent een historie, graag vertellen we je daar meer over.
Door op een dergelijke manier aandacht te besteden aan het laten landen van nieuwe medewerkers, vergroot je de verbinding van de organisatie en het team met de nieuwe collega. En wie weet is de tweede bos bloemen en reep chocolade er eentje voor het 5-jarig jubileum.
Nooit meer een blog missen? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.
